Project Management – croce e delizia

Esattamente: Project Management = croce e delizia.
Delizia perché tutti gli enunciati del Project Management sembrano scontati, li detta la logica, li sottolinea l’esperienza, ci si riempe molto la bocca, nonché si riempiono anzi si intasano i server di file di Powerpoint che illustrano (o forse danno lustro a chi li prepara) come si dovrebbero applicare i sani principi.

Senonchè capita talvolta che non è possibile, non è materialmente possibile scrivere, mettere nero su bianco come stanno andando effettivamente le cose, e così si accetta di  essere ottimistici sulle previsioni dei tempi, a sperare di riuscire a recuperare soldi sugli ordini rimanenti per rimanere nel budget iniziale, a cercare di far quadrare il cerchio tra l’esigenza di portare in evidenza una situazione non proprio brillante e la necessità di non minimizzare il lavoro e la fatica di tante persone che hanno cercato di fare il meglio in una situazione non certo facile…un lavoro difficile, a metà tra l’ufficiale di rotta delle navi che deve verificare di non incagliarsi negli scogli, e Frate Indovino che sà già un anno prima che un certo giorno ci sarà pioggia e vento, e che è il momento di sbrigarsi a raccogliere le olive prima che la bufera le spazzi via.

Sono comunque fiducioso che il fatto di essere in Europa contribuisca a diffondere cultura in questo campo, portando i nostri Manager e Controller a misurarsi con i colleghi europei, e a dimostrare che anche in Italia,nonostante qualche vizietto nazionale, esistono professionalità e maturità pari a quelle dei paesi più evoluti.

Tornando al Project Management, nel seguito delle pagine, si vuole dare spiegazione su alcuni indispensabili strumenti ad uso e consumo dei Project Manager che devono portare avanti la faticosa impresa della realizzazione del Progetto. Pertanto vedremo in modo schematico questi strumenti, a cosa servono, come possono darci informazioni sull’andamento del Progetto, e soprattutto segnalarci dove si sta preparando il baratro che ci inghiottirà, dove si nasconde la fiera che ci sbranerà…

Organizzazione

L’organizzazione per team di progetto è il modo più funzionale ed efficace per gestire le variegate attività previste per la realizzazione dell’opera.

Possiamo individuare le seguenti figure principali:

Project Director / Project Manager
E’ il responsabile unico dell’intero progetto, (si può identificare come il comandante dell’ipotetica nave che deve arrivare al porto di destinazione). In base al preventivo commerciale con cui la società ha acquisito la commessa attiva, redige il preventivo ed il programma temporale generale, rispettando tempi, costi e quantità. Gestisce i rapporti con il Cliente e con i Fornitori e Appaltatori avvalendosi dei Contract Administrators.

Project Controller
Supporta il PD / PM nel controllo del progetto, e più precisamente controlla i costi, i tempi e i rischi e le varianti temporali ed economiche che si dovessero presentare. Il Project controller si può equiparare all’ufficiale di rotta della nave. Prepara i report per la direzione e per il cliente, sotto la supervisione responsabile del PD/PM.

Procurement Coordinator
Esegue ricerche sul mercato per individuare i migliori fornitori ed appaltatori: sviluppa le offerte con la collaborazione della Progettazione, indice le gare, assegna gli ordini, segue i Change Order durante lo svolgersi della realizzazione.

Contract Administrator
Eredita dal Procurement Coordinator gli ordini, e li gestisce in corso d’opera insieme al cantiere, ed insieme al Procurement Coordinator esegue i Change Order. Espleta controlli sulle forniture, attraverso ispezioni presso i Fornitori, e deve attivarsi per evitare situazioni conflittuali verso i fornitori/appaltatori.

Project Engineering
Segue la progettazione dell’opera, coordina le varie discipline della Progettazione, ciascuna responsabile delle opere assegnate alla sua specializzazione, coordina attraverso le discipline eventuali società d’ingegneria esterne.

Quality Coordinator
Controlla che per gli ordini in corso siano soddisfatti i requisiti di qualità previsti nel contratto, coordina gli specialisti della disciplina qualità sia in sede che in cantiere.

Site Manager
Responsabile del cantiere, coordina le ditte appaltatrici, effettua la Direzione lavori, è responsabile della Sicurezza, si adopera per risolvere tutte le problematiche che man mano sorgono in cantiere.