Profit & Loss

Sviluppare la tematica del Profit & Loss  per commessa a distanza di anni mi risulta leggermente difficile, anche perché spiegare tutte le implicazioni che vi sono dietro potrebbe essere complicato.
Lo strumento del P&L è uno strumento di analisi economica completo: infatti mentre la prima parte viene riempita a cura del Team, la seconda è a cura di AFC, è per questo motivo che l’ho inserito nella tematica di Amministrazione e Controllo.
Lo scopo è quello di avere tutti gli elementi economici possibili, da quelli di offerta (Initial) a quelli di periodo, a quelli di esercizio, sia Budget sia Actual, ed infine a Total Job.
Entrerò a spiegare nel dettaglio nelle pagine seguenti le varie “zone di analisi” che il report contiene e la metodologia che vi è dietro.
Prima di entrare nel dettaglio, voglio ringraziare di cuore il mio direttore di allora (CFO) della società, che mi ha autorizzato nella pubblicazione di questo e di altri temi che affronterò nel sito, facendomi gli auguri: lo voglio ringraziare perché a distanza di tanti anni mi sento ancora orgoglioso di aver partecipato sotto la sua supervisione ed insieme a coordinatori e colleghi meravigliosi, ad un viaggio a dir poco entusiasmante nel mondo del Project Management e del Controllo di Gestione.

Problematiche del controllo economico di un progetto complesso, della durata di più anni.
Non vorrei entrare in una mera elencazione di problemi, ma chi fà questo lavoro conosce le difficoltà di recuperare tutti i dati, di impacchettarli nel modo più corretto, e di rappresentare una realtà che si modifica ogni mese e in cui le previsioni vanno costantemente raffrontate con quanto effettivamente avvenuto, cercando di scrutare che cosa ci riserva il futuro. E mettere a ciascuna singola realtà già avvenuta o a venire un numero che la rappresenti nel modo più vero, stante anche la conoscenza del momento, è qualcosa che talvolta fà venire i brividi: e se mi sono sbagliato? e se invece i costi stimati non saranno rispettati ? …
Inoltre c’è l’altra notevole difficoltà di unire il passato, il presente ed il futuro in un tutto organico, con un metodo scrupoloso ma possibile da seguire con gli strumenti che abbiamo, siano essi un foglio excel, un database access oppure un ERP tipo SAP. Anche di questo parleremo nelle pagine seguenti.

Sotto c’è la figura di un report di Profit & Loss di un impianto fittizio, con numeri realistici, nel proseguo della pagina seguente andremo ad analizzare ciascuna “zona temporale” del report.

Vengono allegati le descrizioni per l’utilizzo del foglio xls Profit & Loss, e il foglio xls completo della pagina per l’analisi di dettaglio degli scostamenti.

Analisi di dettaglio per zone “temporali”

Per una corretta pratica nel Controllo di gestione, sono necessari strumenti di pianificazione e di monitoraggio dei costi che consentano, in ogni istante, di proiettare i risultati ottenuti sul periodo e a completamento lavori. Ed infatti il report “Profit & Loss” risponde esattamente a questa esigenza. Infatti grazie alla logica di controllo “cost to cost” viene valutata la quantità di ricavo raggiunto in un certo istante, partendo dal costo “earned” ( guadagnato ).   Il “costo earned” di progetto è dato dalla somma dell’earned dei singoli componenti ( commesse ed attività interne ); da questo valore viene calcolata la percentuale di avanzamento ( POC ) come rapporto tra il costo earned ed il costo total job.   Il ricavo a produzione è calcolato come moltiplicazione del costo earned per il valore del K di progetto (ricavi /[risorse esterne + contingencies + costi diretti]).   La POC viene utilizzata per calcolare il ricavo a produzione di periodo, partendo dal costo earned di periodo.
In questo modo con il “Profit & Loss report” si riesce a  sintetizzare la situazione in un certo istante, producendo un’indicazione veritiera della “stima a finire”.

Entriamo ora nel dettaglio del report analizzando le varie zone che lo contraddistinguono: tralascio per la evidenza del significato, quanto contenuto nelle righe del report.

Zona della tabella UP to 31/12/anno n-1

Preclosure
Rappresenta i valori effettivi registrati dall’inizio del Progetto fino a settembre dell’anno precedente e valori pianificati da ottobre a dicembre dell’anno precedente

Actual
Rappresenta i valori effettivi registrati dall’inizio del progetto fino al dicembre dell’anno precedente.

Zona della tabella Year to DATE anno n

Budget
Rappresenta i valori pianificati inseriti nel Budget dell’esercizio in corso per l’intervallo temporale che va da Gennaio al periodo analizzato nella schermata del Report.

Actual
Rappresenta i valori effettivi registrati nell’esercizio in corso per l’intervallo temporale che va da Gennaio al periodo analizzato nella schermata del Report.

Zona della tabella UP to DATE

Budget
Rappresenta i valori pianificati inseriti nel Budget per l’intervallo temporale che va dall’inizio del progetto fino al periodo dell’anno in corso analizzato nella schermata del Report.

Actual
Rappresenta i valori effettivi registrati nell’esercizio in corso per l’intervallo temporale che va dall’inizio del progetto fino al periodo dell’anno in corso analizzato nella schermata del Report.

Zona della tabella YEAR anno n – BUDGET

Approved
Rappresenta i valori pianificati inseriti nel Budget per i periodi da gennaio a dicembre dell’esercizio in corso.

Revised
Rappresenta i valori pianificati inseriti derivanti dall’ultima approvazione per i periodi da Gennaio a dicembre dell’esercizio in corso.

Zona della tabella Total Job

Initial
Rappresenta i valori inseriti nel Preventivo di Offerta per tutta la durata del Progetto.

AS for BUDGET anno n

Rappresenta i valori effettivi registrati dall’inizio del Progetto fino al periodo analizzato nel report ed i valori pianificati inseriti nel Budget dal mese successivo a quello di analisi del report sino alla fine del progetto.

Last approved
Rappresenta i valori effettivi registrati dall’inizio del progetto fino al periodo analizzato nel report ed i valori pianificati derivanti dall’ultima approvazione a partire dal mese successivo a quello di analisi del report fino alla fine del progetto.