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La contabilità industriale

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Obiettivo della creazione di un modello di Controllo di Gestione all’interno di un’azienda è quello di fornire gli elementi di supporto decisionale necessari per monitorarne l’andamento economico.
Un sistema ERP quale SAP permette di realizzare questo obiettivo facendo confluire in una base dati unica tutte le informazioni economico-gestionali che nascono sia all’interno dell’azienda che dai rapporti con l’esterno (Fornitori, Clienti, ecc.).
Esiste infatti un modulo denominato Controlling (CO) che integrandosi con gli altri moduli del sistema SAP R/3 assicura risposte tempestive alle esigenze delle gestioni operative.

Vediamo in sintesi quali sono le strutture alla base del modello di Controllo di Gestione:


- struttura delle unità organizzative riportate a livello di Centri di Costo / Centri di Responsabilità;
- struttura delle voci di costo che in qualità di elemento fondamentale della contabilità analitica, permette di integrare collegamenti con altri moduli del SAP quali quello del ciclo passivo (MM);
- struttura degli oggetti di contabilizzazione quali gli Ordini Interni;
- strutture esterne al modulo di Controlling quali gli Ordini di Lavoro gestibili attraverso un altro modulo di SAP denominato Project System (PS), che ha la possibilità di essere strutturato in funzione dell’organizzazione del lavoro (WBS).

Entrando nello specifico vediamo quali sono  gli elementi fondanti in SAP :


All’interno del Mandante, che è un elemento tecnico il cui obiettivo è quello di rappresentare l’intera applicazione e di mantenere i dati tra di essi correlati in modo da individuare completamente l’ambito operativo, sono definite e collocate le seguenti entità organizzative rilevanti ai fini del Controlling:

Controlling Area:  identifica l’ambito informativo del Controllo di Gestione secondo una logica monosocietaria o multisocietaria.

Centri di Profitto: strutture che consentono di suddividere la Controlling Area in unità di responsabilità di costi e di ricavi.

Centri di Costo: strutture che consentono di suddividere la Controlling Area in unità indipendenti di gestione costi.

Ordini Interni: strutture che consentono di suddividere la Controlling Area in unità ulteriori di gestione dei costi.

Wbs                              strutture (del modulo Ps) che consentono di monitorare i costi degli Ordini di Lavoro (commesse attive).                    

Società: unità organizzativa dotata di propria autonomia contabile (entità avente rilevanza giuridica).

Settore Contabile: entità per la classificazione della movimentazione contabile della Società secondo una logica di suddivisione per aree di business, territoriale, ecc.

Piano dei Conti:  non rappresenta propriamente una struttura organizzativa, ma ricopre un ruolo fondamentale nel modello integrato di SAP, in quanto riferimento comune ed univoco per la classificazione delle rilevazioni di Contabilità Generale e Gestionale. Deve essere attribuito alle rispettive strutture organizzative (Controlling Area e Società).




Attraverso l’utilizzo delle funzionalità presenti nei moduli SAP sopra descritti, sarà possibile effettuare:

• la gestione delle anagrafiche relative agli oggetti di analisi (CdC, CdP, Ordini Interni, Voci di Costo, ecc.)
• la gestione della pianificazione per Centri di Costo, Ordini Interni (Commesse di soli costi), Centri di Profitto
• la gestione del budget per Ordini Interni (Commesse di soli costi) e controllo di disponibilità
• la gestione degli impegni di spesa (integrata con il modulo MM – Ciclo degli acquisti)
• la gestione delle registrazioni effettive (integrata con gli altri moduli di SAP R/3 FI, MM,  ecc.)
• la gestione della reportistica

Alla base delle varie strutture di controlling, vi sono le anagrafiche, vere e proprie tabelle di SAP che vanno implementate e gestite in funzione dei processi aziendali di controllo. Vediamo nel seguito un esempio di applicazione di un modello di Controllo di gestione .

Sono state individuate le seguenti tipologie di anagrafiche, ognuna delle quali identifica un “cost object” del modulo Controlling di SAP R/3:

• Voci di Costo Primarie e Secondarie (Piano dei Conti)
• Centri di Costo
• Ordini Interni
• Centri di Profitto
• Indicatori Statistici
• Tipo attività


VOCI DI COSTO

Rappresentano la natura dei costi e dei ricavi che vengono registrati sulle “destinazioni” del cost accounting.
A seconda della provenienza delle imputazioni si distinguono in:
• Voci di Costo Primarie: accolgono le registrazioni contabili rilevanti per la contabilità dei costi e dei ricavi eseguite attraverso gli altri moduli di SAP R/3 (FI, MM, …).
Le VdC Primarie devono già esistere come conti di spesa/ricavo nel Piano dei Conti della Contabilità Generale (FI) prima di venire create, automaticamente o manualmente, nel modulo Controlling. Quando avviene una registrazione contabile attraverso gli altri moduli SAP che usa un conto economico CO.GE. per il quale è già stata creata una VdC Primaria, sarà richiesta una attribuzione valida di oggetto CO (CdC, Ordine Interno, WBS ecc.) per quel documento contabile. Ciò assicura che non sia possibile registrare alcun costo/ricavo nella CO.GE. se nello stesso tempo non viene inserita l’informazione anche nel mondo gestionale.


• Voci di Costo Secondarie: sono usate esclusivamente per certi tipi di operazioni interne al modulo Controlling (riallocazione di costi, distribuzioni, ecc.). Non hanno conti CO.GE. corrispondenti in FI e vengono quindi create esclusivamente nella struttura del Piano dei Conti CO.GE. (Contabilità generale o analitica)/CO.IN.  (contabilità industriale) ai soli fini del Controllo di Gestione.
In questo modello verranno create le Voci di Costo Secondarie che vengono solitamente utilizzate per le riallocazione dei costi di struttura, spese generali, ecc. secondo il criterio di tipologia di costo da riallocare e sua provenienza.





CENTRI DI COSTO

Il Centro di Costo in SAP è una unità organizzativa definita all’interno di una Controlling Area dove ha origine una determinata attività e dove viene sostenuto il relativo costo. Rappresentano perciò la “destinazione” delle nature di costo rilevate attraverso le registrazioni provenienti sia dagli altri moduli SAP integrati con il Controlling (FI, MM,….) che  dalle operazioni interne al modulo stesso (riallocazioni, distribuzioni, ecc.).
La registrazione e l’attribuzione dei costi ai Centri di Costo non soltanto rende possibile la contabilità dei costi ma costituisce un elemento fondamentale per l’integrazione degli altri componenti del Controlling (es. Centri di Profitto).
Il record anagrafico del Centro di Costo contiene numerosi tipi di informazioni; tra quelle più importanti si possono segnalare:
• data di validità: identifica il periodo di “imputabilità” dei costi/ricavi e di validità delle informazioni anagrafiche inserite (descrizione, tipologia, ecc.)
• tipo Centro di Costo: identifica lo scopo generale di business del CdC come ad esempio la produzione, il servizio, l’amministrazione, ecc.
• area gerarchica: specifica il nodo della gerarchia standard al quale è stato attribuito il CdC. La gerarchia standard è una caratteristica di controllo; la Controlling Area deve avere una gerarchia standard unica che comprende ogni CdC creato in quella Controlling Area.


La “gerarchia standard” dei Centri di Costo è un elemento strutturale del modulo Controlling in quanto deve contenere tutti i Centri di Costo creati nella Controlling Area: il codice della gerarchia standard dei CdC è infatti inserito nella anagrafica della Controlling Area. La creazione della gerarchia standard deve essere fatta prima della creazione dell’anagrafica dei CdC: quando si inserirà l’anagrafica del Centro di Costo, si dovrà obbligatoriamente indicare il nodo della gerarchia standard sotto il quale si vuole inserire il CdC.

In questo modello di controllo la “gerarchia standard” dei CdC verrà determinata a livello di codice e di nodi principali secondo la logica “funzionale” (struttura gerarchica della società).

Il processo di pianificazione sui CdC potrà ridursi essenzialmente al rilevamento del costo del personale. Attraverso dei ribaltamenti successivi, sarà possibile monitorare il consumo delle ore (valorizzate a tariffa standard) del centro di costo a beneficio delle WBS (odl)


ORDINI INTERNI
Nel Controlling di SAP R/3 con il termine di Ordine Interno si intende individuare un “cost object” costituito di soli costi.

In questo modello gli Ordini interni saranno utilizzati ad esempio per monitorare i costi di offerta.
Le ore di lavoro originariamente pianificate su centro di costo, potranno essere ribaltate sugli ordini interni destinatari che le utilizzeranno: esiste infatti l’esigenza di rintracciare l’ora di lavoro (valorizzata) non  sul centro di costo che l’ha fornita ma sull’offerta (ordine interno) che l’ha consumata. Tale processo dovrebbe essere replicato anche con riguardo ai costi effettivi.




CENTRI DI PROFITTO
I Centri di Profitto in SAP forniscono un ulteriore punto di vista di controlling aziendale: rappresentano dimensioni interne di analisi su cui imputare costi e ricavi al fine di misurarne la performance in termini di risultato di Conto Economico.

La struttura delle dimensioni interne rilevanti può venire disegnata secondo diversi criteri:
- orientata alle vendite (segmenti di mercato)
- orientata al prodotto (per linee di prodotto)
- orientata alla localizzazione geografica
- orientata alla produzione (ai segmenti produttivi)
Tecnicamente il Centro di Profitto può rappresentare un’aggregazione di più oggetti di costo/ricavo di natura diversa:
- Centri di Costo
- Ordini Interni
- Cespiti
- Materiali e merci

Tali oggetti devono essere opportunamente assegnati ai Centri di Profitto in maniera da riprodurre la struttura dei “segmenti di business” interni rilevanti per l’azienda.
L’assegnazione dei “cost object” al Centro di Profitto permette di far confluire automaticamente i dati registrati sugli oggetti di CO nel Centro di Profitto stesso. E’ comunque possibile imputare direttamente le informazioni contabili/gestionali sul Centro di Profitto (es. ricavi).

E’ possibile effettuare riallocazioni di costi/ricavi da un Centro di Profitto ad altri Centri di Profitto attraverso l’uso di driver di natura quantitativa o a valore (saldi di conti).

E’ possibile trasferire sul Centro di Profitto, sia attraverso funzioni automatiche che manuali, posizioni di bilancio dalla CO.GE.: debiti, crediti, immobilizzazioni, stock. In questo modo il Centro di Profitto diventa anche “Centro di Investimento”.

Al momento della creazione dell’anagrafico di un Centro di Profitto occorre indicare la sua appartenenza ad un nodo gerarchico della “Gerarchia Standard” dei Centri di Profitto. Come già detto per i Centri di Costo, il codice di questa gerarchia deve essere inserito nella Controlling Area.

E’ possibile definire gerarchie “alternative” attraverso la creazione di “Gruppi” di Centri di Profitto che permettono, in sede di reporting o visualizzazioni, di avere viste logiche diverse a seconda della analisi dei dati che si vuole effettuare.


La pianificazione sui profit center è fondamentale per l’elaborazione del budget annuale e del piano pluriennale: infatti permette di aggregare i dati dai Centri di costo e dalle Wbs. Le funzionalità possibili sono le seguenti:  
- Sola integrazione automatica con i dati di pianificazione inseriti a livello di Centri  di Costo, di Ordini Interni e di Commesse (tutti i dati che si inseriscono a livello di pianificazione nell’oggetto sottostante CDC OI WBS, sarà riportato anche nel Profit Center).

- Pianificazione diretta sui Centri di Profitto in termini di:
completamento della pianificazione dei costi attraverso la riallocazione dei costi pianificati sui Centri di Profitto “figurativi” (che, a seguito dell’integrazione con i dati della pianificazione per Centri di Costo, raccolgono in automatico le previsioni dei costi indiretti e di struttura) sui Centri di Profitto “finali” (es. nel caso di questo modello di controllo questi sono le linee di area geografica/cliente), utilizzando   le funzioni di distribuzione e ripartizione.


INDICATORI STATISTICI
Nell'ambito del Controlling gli Indicatori Statistici  vengono utilizzati per la distribuzione e la ripartizione di costi. Essi formano la base per il calcolo dell'addebito sull'oggetto destinatario. Gli indicatori statistici possono essere utilizzati per la ripartizione, la distribuzione o la formazione di altri indicatori. Di solito rappresentano dati quantitativi quali:
- numero persone
- mq di superficie
- scatti telefonici
- ……


TIPI ATTIVITA’                                                       
Il “Tipo Attività”  nel modulo Controlling di SAP R/3 identifica  delle  attività prodotte esclusivamente da un Centro di Costo e destinate ad  uso interno (es. ore di manodopera effettuate da un CdC cedente per un altro CdC, o Network, o WBS ricevente).La definizione e l’allocazione di una quantità di attività creano un flusso quantitativo parallelamente al flusso di valore (tariffa per quantità).

Utilizza, per la determinazione della natura di costo, Voci di Costo  Secondarie

É  stato pubblicato nelle librerie online l'ebook “SAP R3 – il romanzo poliziesco ed altri scritti” di Riccardo Mazzei. Questo link indirizza al sito dell'editore per il file epub.                                                                                       
                                                                                                                    
Oltre ad altri scritti e novelle, il romanzo principale contenuto parla di SAP R3.
In questo romanzo l'autore mette a frutto l'esperienza maturata come responsabile della implementazione del modulo CO di SAP nella sua società di ingegneria e costruzioni, per costruire un intreccio dove l'utilizzo fraudolento di alcune scritture contabili in SAP generano un illecito ed indebito vantaggio economico al Top Management della società . Una denuncia anonima induce la Guardia di Finanza ad indagare su come sia stato possibile violare il più sicuro e blindato dei software aziendali.                                                                              


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