Il Programma Cronologico o Programma Temporale Generale

Anche detto PTG di progetto.

Per poter parlare con cognizione di causa di Programma temporale o cronologico, occorre preventivamente parlare di strutture che saranno prese come riferimento per tutto il processo di pianificazione del progetto. Dette strutture ci danno informazioni riguardo la tipologia dei lavori che si prevedono di fare e da chi sono eseguiti, e la struttura dei costi. Per pianificazione efficace si intende un modo di pianificare attività preventivamente, prima che inizi il realizzarsi dell’opera, per poi andare ad aggiornare quello che viene eseguito in modo da poter controllare se si è nei tempi previsti e con i
costi previsti. 
Di solito i tempi ed i costi previsti non vengono mai rispettati, ma ridurre al minimo il ritardo nella consegna dell’opera, e ridurre al minimo lo scostamento tra quanto previsto di spendere e lo speso, sono gli obiettivi primari del Project Management.

Strutture:

Diamo nel seguito un esempio di WBS e di CBS di una fittizia società di ingegneria e costruzioni che ha come finalità la costruzione di impianti di produzione complessi.

Work Breakdown Structure (WBS)
La WBS si può dire essere così strutturata:

Servizi interni:  Questo ramo contiene le strutture interne della società preposte alle attività di 
progettazione e costruzione:

    Progettazione: si suddivide in Servizi di progettazione specializzati nelle varie discipline;

   Acquisti: inseriti i Servizi per gli Acquisti per gestire e definire le modalità di acquisto dai 
   Fornitori e la gestione degli Appalti;

   Cantiere:   sono inserite i Servizi per la gestione delle Autorizzazioni, per l’esecuzione delle opere 
   (appalti e montaggi), e l’avviamento dell’impianto;

   Project Management: inseriti i Servizi addetti alla conduzione del Team e la gestione del progetto 
   (Project Director e Project Manager, Project Controller e gli altri componenti del Team di progetto 
   (vedi in altra pagina del sito la  organizzazione del team di progetto).

Servizi Esterni:   rappresenta la struttura delle componenti esterne alla società:

   Forniture: rappresenta la fornitura di un dato materiale o macchinario o sistema industriale da
   parte di un fornitore;

   Prestazioni: rappresenta le attività relative agli appalti ed agli incarichi professionali

   Servizi:   rappresenta le attività di professionisti, di società che offrono la gestione del cantiere, 
  la vigilanza, l’outsourcing dell’Ingegneria o altro.

Cost Breakdown Structure (CBS)
La CBS si può dire essere così strutturata:

Personale
   Progettazione 
        In Cantiere
        In casa;

   Acquisti
         In Cantiere
         In casa;

   Struttura delle costruzioni
         In cantiere

   Project Management
         In casa
         In cantiere

Materiale/Forniture
    Forniture

Prestazione Terzi
   Appalti
   Incarichi
   Altre Prestazioni

Costi Generali
   Assicurazioni
   Logistica di Sito
   Viaggi e Rimborsi Spese
   Manuali e Training
   Costi Diversi Diretti
   Contingency (è un costo solo durante l’esecuzione del progetto.  Al termine o è nullo oppure si 
trasforma in ulteriore ricavo).

Imposte e Canoni

Processo di pianificazione dei costi attraverso la CBS

Per la pianificazione dei costi, ci si serve appunto della CBS contraddistinguendo la natura dei costi stessi. Infatti per le attività interne (quelle da intendersi per il personale [ricordiamoci della tipologia di società di cui stiamo parlando, che è appunto una società di ingegneria e costruzione, e che pertanto come costi interni di produzione vede soltanto i costi del personale]), ci serviremo delle tariffe, pertanto il costo unitario di produzione del personale, eventualmente contraddistinto tra personale di sede e personale in cantiere, perché hanno sostanzialmente costi diversi, saranno appunto le due tariffe che applicheremo alle ore lavorate pianificate per arrivare ai costi interni del progetto. Per poter calcolare la tariffa dovremo applicare la metodologia vista nel Full Cost, per arrivare al costo medio orario del personale diretto.

Per i costi esterni, valorizzati secondo il valore, applicheremo invece il costo dei contratti di servizio espressi nelle quantità pianificate e con il costo contrattuale. Questo vale per le voci di CBS del Materiale/Forniture e delle Prestazioni di Terzi

Per quanto invece riguarda i Costi Generali utilizzeremo il costo delle partite contrattuali previste.

Andiamo a vedere nel dettaglio alcuni processi di pianificazione:
Processo di pianificazione delle ore interne della progettazione
In base agli elaborati previsti dai singoli Servizi specialistici della Progettazione, definiremo per ciascun elaborato una quantità di ore/lavoro assegnato al singolo specialista oppure  ripartita eventualmente tra i vari specialisti che devono sviluppare il singolo elaborato in modo da arrivare ad avere il dettaglio delle ore/lavoro per tutti gli elaborati.
Ciascun elaborato verrà inserito in un Work Package di Progettazione in modo da avere un insieme organico di WP che corrispondono a specifiche attività del PTG; pertanto a livello di pianificazione della progettazione, ci sarà sviluppato nel corso del tempo, uno svolgersi di attività di PTG con all’interno un numero variabile di elaborati di progetto, il completamento di tutti gli elaborati di un WP daranno per completata l’attività di PTG corrispondente.
Come abbiamo già visto in precedenza, non tutti gli elaborati inseriti nel PPP hanno WP di Progettazione con corrispondente attività di PTG, ad esempio è inutile creare WP per gli elaborati della sicurezza riferiti a ciascun appaltatore o montatore, in quanto al PTG non interessa misurare la documentazione della sicurezza di una attività di montaggio ( ma interessa al cantiere), invece interessa senz’altro conoscere lo sviluppo della attività di montaggio.

Pianificazione delle attività del PTG

Vediamo ad esempio perché nel PTG deve essere inserito un WP della documentazione di progetto per il montaggio di un componente: abbiamo per quel componente delle condizioni precise per eseguire il montaggio, perché magari bisogna rispettare delle quote dettate dalla posizione di una pipeline, avremo allora dei documenti tecnici di progetto sia interni sia del Fornitore che danno le prescrizioni, le piantine ed i disegni quotati per il corretto montaggio del componente, quel WP sarà pertanto un’attività di PTG propedeutica al montaggio, senza l’emissione di quella documentazione non è possibile effettuare correttamente il montaggio.
Pertanto nel PPP avremo tutti i documenti della fornitura, del montaggio, della sicurezza della ditta che esegue il montaggio; nel PTG avremo le attività di firma contratto della fornitura, di inizio costruzione in officina, di fine costruzione in officina, di spedizione in cantiere, di arrivo in cantiere della fornitura, di completata attività di documentazione tecnica per il montaggio, e tutte queste attività saranno inserite con il legame fine/inizio ( la fine dell’attività precedente permette l’inizio dell’attività successiva). La documentazione della sicurezza verrà vista dalla direzione lavori e dal coordinatore per la sicurezza per dare l’ok all’appaltatore del montaggio, e la documentazione della fornitura viene vista dalla specialistica per dare l’ok al pagamento del fornitore. 

Come abbiamo visto nell’esempio, nel PTG vanno inserite tutte le attività necessarie per realizzare un’opera, secondo una tempistica ben precisa (ordine cronologico delle attività) e con dei legami logici tra le attività ed eventualmente dei vincoli e dei ritardi. Per una descrizione di dettaglio della programmazione vi rimanda a testi specialistici bel più esaurienti, voglio solo qui rappresentarvi la difficoltà di prevedere tutto quello che deve avvenire per avere un corretto svolgersi delle operazioni, e di prevedere anche quali sono le condizioni da soddisfare per poter far partire un’attività che necessariamente dipende dal completamento di altre attività ad essa propedeutiche.

Una volta inserite tutte le attività di progetto nel PTG, pensiamo ad inserire un campo o colonna ove metteremo dei codici di servizio che ci serviranno a fare dei controlli nel corso dell’avanzamento.

Immaginiamo di voler controllare le attività di PTG che riguardano i montaggi, ed esternamente al software di gestione del PTG (che può essere nel nostro caso Primavera Project Planner P6), implementare un applicativo che provveda appunto a controllare le attività di montaggio con i WP di Progettazione relativi alla documentazione tecnica propedeutica ai montaggi stessi utilizzando uno specifico codice di controllo nel campo definito prima.