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contabilità industriale - pianificazione

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Controllo di gestione aziendale
La rilevazione della situazione contabile annuale dei costi e ricavi aziendali viene effettuata a fine anno dalla Contabilità generale, che però rappresenta la sola natura dei costi (ammortamenti, materiale, personale, etc...) non evidenziandone però la destinazione, e con una cadenza temporale del controllo a livello appunto annuale. Questo non può essere sufficiente ai fini di un controllo in itinere dei costi e dei ricavi.
Un corretto controllo di gestione permette di affrontare analisi degli andamenti e degli scostamenti a livello di singolo mese, dando opportunità al management di intervenire in tempi rapidi per correggere situazioni anomale od affrontare emergenze all'inizio della loro manifestazione.


Pianificazione aziendale

L'attività di pianificazione consiste nell'organizzazione ordinata ed in linea con gli scopi economici dell'azienda, al fine di perseguire la massima efficienza delle sue attività, sia in termini di scelte che in termini di realizzazione delle stesse.
Affinchè si possano raggiungere tali risultati, l'azienda deve essere capace attraverso i suoi strumenti decisionali di reagire agli stimoli esterni sia negativi che positivi, finalizzando al meglio l'impiego delle proprie risorse materiali ed intangibili.
Di solito si distinguono tre tipi di processi di pianificazione:
- pianificazione strategica con la definizione di obiettivi di lungo termine,
- pianificazione a medio termine con la definizione di obiettivi che si devono raggiungere nell'arco di 3-5 anni,
- a breve termine, ove si specificano gli obiettivi che hanno una durata annuale.

Nel caso questo ultimo tipo di pianificazione venga approvata dal Top Management come valore del limite di spesa, tale pianificazione è chiamata anche come Budget per l'anno a venire.

Nel seguito tratteremo della pianificazione a breve termine.


Pianificazione su Centri di Costo
Nella precedente trattazione della contabilità industriale abbiamo visto l'esistenza di diversi tipologie di oggetti per la misurazione dei costi e dei ricavi: vediamo ora come procedere alla pianificazione nei  Centri di Costo.


Il primo passo è quello di pianificare gli indicatori statistici (numero dipendenti per CdC, mq, ecc.). Gli indicatori statistici sono dei driver di costo semplici spesso usati come basi di riferimento nei cicli di ripartizioni e distribuzioni.

la pianificazione dei “tipi di attività” (inteso come driver di costo complesso che serve a determinare l’output di un Centro di Costo ) è generalmente il passo successivo nella pianificazione dei Centri di Costo, poiché le quantità di attività pianificate determineranno i costi che un Centro dovrà sostenere per produrre quelle quantità. In questo caso andiamo a pianificare le ore lavorative, stabilendo quelle lavorate su commesse attive (con relativo codice di WBS) da quelle lavorate a funzionamento ( a carico del Centro di Costo stesso e non ribaltabili sulle WBS attive). Le ore sulle WBS saranno naturalmente concordate con il Project Manager responsabile della commessa in base alle attività da svolgere. La valorizzazione delle voci di costo secondarie avviene attraverso l'applicazione delle tariffe previste per ciascuna attività/funzione (Funzioni della società diverse possono avere tariffe per la valorizzazione delle ore di lavoro del personale, diverse).

la pianificazione dei costi primari  (attraverso le voci di costo Primarie) per i costi relativi agli altri impegni di spesa (costi della formazione tecnica del personale, costi per formazione alla sicurezza, convegni, corsi di informatica, viaggi e trasferte per riunioni, acquisti di materiali, apparecchiature, strumentazioni necessarie all'espletamento delle attività,  etc...)



Pianificazione per Ordini Interni

Anche il modello per la pianificazione degli Ordini Interni si basa sostanzialmente sui concetti espressi per i Centri di Costo:

il responsabile dell’Ordine Interno provvederà a pianificare i costi e gli eventuali ricavi, concordando gli impegni del personale con il responsabile di ciascuna unità.



La pianificazione delle Work Breakdown Structure (WBS) delle commesse attive.

Prendiamo come esempio la ns società di progettazione e costruzione di grossi insediamenti alberghieri.

Abbiamo la partenza di una commessa di progettazione di un centro alberghiero in Arabia, e la costruzione, di cui una che volge al termine, di grosse strutture alberghiere una in Algeria ed un'altra in Qatar.

Sono tutte commesse della durata di 4 – 5 anni.

I Project Manager responsabili delle commesse attive sono coloro che devono pianificare tutte le loro attività attraverso il Programma Temporale Generale, e da questo derivano tutta la elencazione dei costi sia per le attività interne (costi del personale) sia delle attività esterne (forniture, servizi, appalti), con la loro tempistica e la loro durata.
Nelle attività interne (costi del Personale) sono inserite le attività della Progettazione, degli Acquisti, dei Cantieri e del Project Management.
Le attività esterne comprendono:
- per le forniture, il dettaglio degli ordini di acquisto relativi, sia formalizzati che da formalizzare;
- per gli appalti, il dettaglio dei contratti delle opere realizzate e da realizzare,
- per i servizi, i costi della guardiania, delle assicurazioni, dei trasporti, dei magazzini, etc...).
La visione della pianificazione è necessariamente estesa su tutta la durata della commessa, con i costi che vengono man mano modificati, integrati, annullati, in base al Piano di Committenza, al Piano di Progettazione, alla modifica della tempistica dettata dal Programma Temporale Generale.
Per la pianificazione per l'anno N+1 verranno estratti tutti questi costi previsti che nel PTG devono cadere nel corso dell'anno in oggetto.
Pari discorso deve essere fatto per i Ricavi, che possono seguire l'andamento dei costi, con la progressione su base pluriennale, in base al criterio del “Cost to Cost” (ricavi calcolati = totale ricavi total job diviso totale costi total job moltiplicato totale costi effettivi).

Entriamo ora nell'analisi di dettaglio della pianificazione sulla commessa attiva.

Attività Interne:
Attività di Progettazione:
come già visto in altra parte del sito, le attività di progettazione sono governate dal Piano e Programma di Progettazione, ove sono inseriti tutti i documenti tecnici necessari alla realizzazione dell'opera. Per comodità, in base alla tipologia, alla tempistica, alla correlazione tra documenti diversi, gli elaborati tecnici sono inseriti in Work Packages (WP) di progettazione, detti WP sono strettamente legati ad attività del Programma Temporale Generale (PTG). Per la pianificazione delle attività interne, che sono sostanzialmente gli impegni del personale tecnico, si utilizzano questi WP con il seguente schema logico: ogni elaborato viene classificato, in base alla tipologia ed all'oggetto, e vengono previste un certo numero di ore lavorative necessarie alla redazione dell'elaborato. Tutti i documenti di un WP hanno pertanto un valore in ore che sommate tutte tra di loro, danno il valore in ore del WP. Tutti i WP, legati ciascuno ad attività di PTG, danno una somma di ore lavorate per ciascun elemento della WBS, in modo tale che in maniera aggregata riusciamo a conoscere le ore totali di lavoro pianificate per ciascun periodo dell'anno e nell'anno solare di analisi. Tale montante di ore vengono valorizzate con la tariffa della funzione Progettazione: abbiamo cosi il costo pianificato per periodo e per anno di ciascun elemento della WBS, per ciascuna commessa attiva, per tutte le commesse attive, nei vari anni e nell'anno di Budget.

Acquisti:
vengono pianificate in base alle attività del PTG, gli impegni del Personale per la funzione acquisti, ed calcolati i costi in base alle ore di lavoro pianificate, valorizzate con la tariffa della funzione Acquisti. Si può prevedere una procedura speditiva che in funzione del valore della commessa passiva,  attribuisca un monte ore di lavoro tra preparazione gara, conduzione gara, apertura Ordine di Lavoro, gestione OdL,....

Si procede parimenti per la funzione Costruzione con il personale impegnato a tempo pieno nel sito, e con il personale della funzione Project Management effettivamente impegnato a tempo pieno.

Abbiamo ricostruito grazie al PPP, al PTG ed agli elementi di dettaglio della WBS, i costi pianificati per le attività interne della commessa attiva.

Si procede in egual modo per le attività esterne della commessa, utilizzando i tempi e le attività del PTG, gli elementi di dettaglio inseriti nel Piano della committenza daranno i costi delle forniture, le attività di costruzione daranno il dettaglio dei costi relativi agli appalti in base ai documenti tecnici redatti dalla progettazione, e dai prezzi unitari preventivati per i vari lavori da effettuare in cantiere; infine i costi dei servizi (guardiania, trasporti, assicurazioni, etc..) completano il quadro degli impegni di spesa.

 
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